Valsts ieņēmumu dienesta rīkojums Nr.1061

Rīgā 2004.gada 1.jūlijā

Par muitas iestāžu prasībām kvalitātes vadības sistēmai

1. Lai juridiskā persona saskaņā ar Valsts ieņēmumu dienesta 2004.gada 5.maija rīkojumu Nr.700 “Par vietējo muitošanu” varētu saņemt Valsts ieņēmumu dienesta Galvenās muitas pārvaldes slēdzienu par kvalitātes vadības sistēmas atbilstību muitas iestāžu prasībām, apstiprinu kārtību “Muitas iestāžu prasības kvalitātes vadības sistēmai un ieviestās kvalitātes vadības sistēmas novērtēšanas kārtība”.

2. Atzīt par spēku zaudējušu Valsts ieņēmumu dienesta 2003.gada 15.janvāra rīkojumu Nr.57 “Par muitas prasībām kvalitātes pārvaldības sistēmai”.

3. Rīkojums stājas spēkā pēc tā publicēšanas laikrakstā “Latvijas Vēstnesis”.

Ģenerāldirektora pirmā vietnieka, Galvenās muitas pārvaldes direktora v.i. A.Drulle

Muitas iestāžu prasības kvalitātes vadības sistēmai un ieviestās kvalitātes vadības sistēmas novērtēšanas kārtība

1. Lietotie termini un definīcijas

1. Produkts — darbību vai procesu rezultāts.

Uzņēmums, kurš sniedz pakalpojumu, ar jēdzienu “produkts” saprot uzņēmuma sniegto pakalpojumu klientam. Piemērs: muitas brokera pakalpojumi, muitas noliktavas pakalpojumi un tml. Uzņēmums, kurš izved (eksportē) pašu ražotas preces vai ieved (importē) preces savām vajadzībām, ar jēdzienu “produkts” saprot uzņēmuma attiecīgo personu vai struktūrvienību veiktās ar muitas jomu tieši vai netieši saistītās darbības, lai nodrošinātu minēto procesu realizāciju.

2. Procedūra — darbības īstenošanas kārtība.

3. Process — savstarpējā mijiedarbībā esoši līdzekļi un darbības, kas pārvērš sākuma produktu gala produktā.

2. Vispārīgie jautājumi

4. Šī kārtība nosaka muitas iestāžu prasības kvalitātes vadības sistēmai (turpmāk tekstā — KVS), kuru ieviešana ir obligāta, lai juridiskā persona (turpmāk tekstā — uzņēmums) varētu saņemt atļauju vietējai muitošanai kā atzītais eksportētājs un/vai atzītais importētājs, kā arī nosaka kārtību, kādā tiek novērtēta ieviestās KVS atbilstība prasībām.

5. Uzņēmuma izstrādāto un ieviesto KVS novērtē kvalificēti muitas iestādes ierēdņi ar auditora kvalifikāciju, kuru amata pienākumos noteikta minētā uzdevuma izpilde.

6. Šī kārtība nosaka uzņēmumos ieviestās KVS novērtēšanas kārtību un precizē muitas iestāžu prasības atbilstoši standartam LVS EN ISO 9001:2000 “Kvalitātes vadības sistēmas. Prasības” ieviestajai KVS, lai uzņēmums:

6.1. muitošanas procesa nodrošināšanai demonstrētu spēju kvalitatīvi veikt muitas deleģētās funkcijas;

6.2. nodrošinātu muitas lietu regulējošo normatīvo aktu prasību ievērošanu.

3. Prasības ieviestajai kvalitātes vadības sistēmai

7. Uzņēmumam ir jānodrošina standarta LVS EN ISO 9001:2000 “Kvalitātes vadības sistēmas. Prasības” noteikto prasību ieviešana visos ar muitas jomu tieši vai netieši saistītajos procesos. Kvalitātes vadības sistēmas sertifikācija nav nepieciešama.

8. KVS dokumentu vadības procedūrā jāiekļauj muitas lietas regulējošo normatīvo aktu vadība, lai nodrošinātu dokumentu izmaiņu identificēšanu, spēkā esošo revīzijas statusu, kā arī spēkā esošās dokumenta versijas pieejamību lietošanas vietās.

9. KVS protokolu vadības procedūrā jāiekļauj ar muitas jomu tieši un netieši saistīto protokolu vadība.

10. Uzņēmumam jāplāno un jāizstrādā vietējās muitošanas kārtības piemērošanai nepieciešamie procesi. Minēto procesu projektam jābūt izstrādātam saskaņā ar citiem KVS procesiem izvirzītajām prasībām, atbilstoši standartam LVS EN ISO 9001:2000 “Kvalitātes vadības sistēmas. Prasības”.

11. Uzņēmumam jāizstrādā instrukcijas vai, nepieciešamības gadījumā, jānorāda atsauces uz normatīvajiem aktiem tālāk minētajām, ar muitas jomu tieši saistītajos procesos noteiktajām darbībām:

11.1. Vienotā administratīvā dokumenta (turpmāk tekstā — VAD) noformēšana, nosakot arī VAD noformēšanas kārtību, strādājot vietējās muitošanas kārtībā;

11.2. Preču koda noteikšana;

11.3. Muitas vērtības piemērošana;

11.4. Preču izcelsmes noteikšana;

11.5. Nodokļu maksājumu samaksu apliecinošo dokumentu pieņemšana un pārbaude, ja uzņēmums pieļauj, ka nodokļu maksājumus veic klients;

11.6. Iespējamā nodokļu parāda, nodokļu parāda uzskaite;

11.7. Preču uzskaites kārtība;

11.8. Nodokļu maksājumu nomaksas kārtība, ja tiek piemērots atliktais nodokļu maksājums.

12. Uzņēmuma darbiniekiem, kuri iesaistīti ar muitas jomu tieši vai netieši saistīto procesu realizācijā, jābūt izstrādātiem un apstiprinātiem amatu aprakstiem, nosakot darbinieku pienākumus, tiesības un atbildību.

13. Uzņēmumam jānodrošina, lai darbinieki, kas veic ar muitas jomu tieši vai netieši saistīto procesu realizāciju, būtu identificējami visā produkta īstenošanas laikā un jāsaglabā attiecīgi protokoli (pieraksti) par darbinieku veiktajām darbībām.

4. Uzņēmuma darbinieku kompetence

14. Darbiniekiem, kuri veic preču deklarēšanu, muitas dokumentu noformēšanu, kā arī darbiniekiem, kuri uzrauga minēto darbību kvalitatīvu izpildi, jābūt kompetentiem, ar atbilstošu izglītību, apmācību, prasmi un pieredzi.

15. Darbiniekiem, kas atbild par muitas maksājumu aprēķināšanu, preču muitas vērtības noteikšanu, preču izcelsmes sertifikātu pārbaudi un preču atbilstības Eiropas Savienības kombinētās nomenklatūras kodiem noteikšanu, ja preču klasifikācija neprasa Valsts ieņēmumu dienesta Galvenās muitas pārvaldes Muitas laboratorijas papildu atzinumus un Harmonizētās preču aprakstīšanas un kodēšanas sistēmas skaidrojumi ir nepārprotami piemērojami saistībā tikai ar konkrētu preču sūtījumu, minētās darbības atļauts veikt tikai pēc zināšanu pārbaudes Valsts ieņēmumu dienesta Galvenās muitas pārvaldes Tarifu daļā, ko apliecina Valsts ieņēmumu dienesta Galvenās muitas pārvaldes izsniegts zināšanu pārbaudi apliecinošs dokuments. Lai pārbaudītu zināšanas un saņemtu zināšanu pārbaudi apliecinošu dokumentu, uzņēmumam jāiesniedz iesniegums Valsts ieņēmumu dienesta Galvenajā muitas pārvaldē, norādot darbiniekus, kuriem nepieciešama zināšanu pārbaude.

5. Kvalitātes vadības sistēmas novērtēšanas kārtība

16. Ieviestās KVS novērtēšanai un slēdziena par ieviestās kvalitātes vadības sistēmas atbilstību muitas iestāžu prasībām (pielikums Nr.1) saņemšanai, uzņēmumam jāiesniedz šādi dokumenti Valsts ieņēmumu dienesta Galvenajā muitas pārvaldē:

16.1. Iesniegums Valsts ieņēmumu dienesta Galvenajai muitas pārvaldei par ieviestās KVS novērtēšanu, kurā norādīti vietējās muitošanas kārtībā piemērojamie muitas režīmi un uzskaitīti pielikumā pievienotie dokumenti, to kopijas, kā arī iesniegtā informācija, kas ierakstīta elektroniskos informācijas nesējos.

16.2. Uzņēmumā ieviestās KVS dokumentācija, kurā jāiekļauj šīs kārtības 8.–11. punktā minētās dokumentētās procedūras un instrukcijas;

16.3. Darbinieku, kuri iesaistīti ar muitas jomu tieši vai netieši saistīto procesu realizācijā, izstrādātie un apstiprinātie amatu apraksti, kuros noteikti darbinieku pienākumi, tiesības un atbildība;

16.4. Uzņēmējsabiedrības organizatoriskās struktūras shēma;

16.5. Vietējai muitošanai paredzamo telpu (vietas) plāns.

17. Šīs kārtības 16.2. līdz 16.5.apakšpunktos minētos dokumentus var iesniegt izskatīšanai Valsts ieņēmumu dienesta Galvenajā muitas pārvaldē gan papīra dokumentu vai to kopiju veidā, gan arī ierakstītus elektroniskā informācijas nesējā (disketēs, kompaktdiskā).

18. Visi nepieciešamie dokumenti jāiesniedz valsts valodā.

19. Saņemot iesniegumu un tam pievienotos KVS dokumentus, muitas iestādes ierēdņi novērtē dokumentācijas atbilstību šajā kārtībā un standartā LVS EN ISO 9001:2000 “Kvalitātes vadības sistēmas. Prasības” noteiktajām prasībām.

20. Pārbaudi uzņēmumā veic, ja iesniegti visi šīs kārtības 16.punktā norādītie dokumenti un standartā LVS EN ISO 9001:2000 “Kvalitātes vadības sistēmas. Prasības” noteiktā dokumentējamā informācija.

21. Veicot pārbaudi uzņēmumā, muitas iestādes ierēdņi veic pārrunas ar uzņēmuma personālu, izdara piezīmes, iegūst nepieciešamos pierādījumus par sistēmas atbilstību vai neatbilstību, kā arī saņem nepieciešamo dokumentu kopijas.

22. Ja pārbaudē uzņēmumā konstatē kvalitātes vadības sistēmas neatbilstības noteiktajām prasībām, muitas iestādes ierēdņi par katru konstatēto neatbilstību aizpilda veidlapu “Audita slēdziens par neatbilstību” (pielikums Nr.2).

23. Pēc pārbaudes uzņēmumā muitas iestādes ierēdņi iesniedz uzņēmumam audita atskaiti un, gadījumā, ja konstatētas neatbilstības, arī audita slēdzienus par neatbilstībām.

24. Saņemot audita slēdzienus par neatbilstībām, uzņēmumam jāaizpilda un jāapstiprina veidlapas sadaļas “Nepieciešamie uzlabojumi”, “Izpildes termiņš” un “Auditējamās struktūrvienības vadītājs” un jāiesniedz Valsts ieņēmumu dienesta Galvenajā muitas pārvaldē 10 darba dienu laikā no audita slēdzienu par neatbilstībām saņemšanas datuma.

25. Uzņēmumam jāveic korektīvās darbības, lai novērstu radušās neatbilstības, defektu vai citu nevēlamu situāciju cēloņus un nepieļautu kļūmju atkārtošanos, un jāaizpilda korektīvo darbību protokoli (pielikums Nr.3). Visas minētās aizpildītās un apstiprinātās veidlapas kopā ar neatbilstību novēršanu apliecinošajiem dokumentiem jāiesniedz Valsts ieņēmumu dienesta Galvenajā muitas pārvaldē 3 mēnešu laikā no audita atskaites un audita slēdzienu par neatbilstībām saņemšanas datuma.

26. Slēdzienu par izstrādātās kvalitātes vadības sistēmas atbilstību šajā kārtībā un standartā LVS EN ISO 9001:2000 “Kvalitātes vadības sistēmas. Prasības” noteiktajām prasībām sagatavo un izsniedz uzņēmumam, ja muitas iestādes ierēdņi pārbaudes rezultātā gūst pārliecību par uzņēmumā ieviestās KVS atbilstību noteiktajām prasībām, kā arī par veikto uzlabojumu īstenošanu, novēršot konstatētās neatbilstības.

27. Muitas iestādes ierēdņi veic regulāru uzraudzību pār uzņēmumos, kuriem piešķirta atļauja vietējās muitošanas kārtības piemērošanai, ieviestās KVS atbilstību šajā kārtībā un standartā LVS EN ISO 9001:2000 “Kvalitātes vadības sistēmas. Prasības” noteiktajām prasībām.

28. Uzņēmumam jānodrošina nepārtraukta ieviestās KVS uzturēšana, efektivitātes izvērtēšana, uzlabošana un atbilstība normatīvo aktu prasībām.