Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes instrukcija

Personas apliecības izsniegšanas un noformēšanas kārtība personai, kurai piešķirts alternatīvais statuss, un personai, kurai piešķirta pagaidu aizsardzība

Apstiprināta ar Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes priekšnieka 2003. gada 30. maija rīkojumu Nr. 1218

I. Vispārīgie jautājumi

1. Šī instrukcija izstrādāta, pamatojoties uz Patvēruma likuma 38. panta otro daļu un 45. panta pirmo daļu un Ministru kabineta 2002. gada 3. septembra noteikumiem Nr. 410 “Noteikumi par personu apliecinošu dokumentu personai, kurai piešķirts alternatīvais statuss, un par personas apliecību personai, kurai piešķirta pagaidu aizsardzība”.

2. Dokumentus personas apliecības (turpmāk — Apliecība) noformēšanai pieņem un Apliecības personām, kurām saskaņā ar Patvēruma likumu piešķirts alternatīvais statuss vai pagaidu aizsardzība, izsniedz Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes Bēgļu lietu departaments (turpmāk — Departaments).

3. Apliecības noformē Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes Pasu centrs (turpmāk — Pasu centrs).

 

II. Pieteikuma noformēšana

4. Departamenta amatpersona aizpilda šīs instrukcijas pielikumā noteikto pieteikumu Apliecības izsniegšanai (turpmāk — Pieteikums):

4.1. personai, kurai piešķirts alternatīvais statuss, pamatojoties uz Iedzīvotāju reģistra datiem;

4.2. personai, kurai piešķirta pagaidu aizsardzība, saskaņā ar personas sniegto informāciju un uzrādītajiem dokumentiem.

5. Pirms Pieteikuma noformēšanas Departamenta amatpersona:

5.1. pārliecinās, ka persona, kura iesniedz dokumentus, un viņas iesniegtajās fotokartītēs un dokumentos redzamā persona ir viena un tā pati, un salīdzina ar fotokartītēm personas lietā;

5.2. par bērna līdz 14 gadiem identitāti pārliecinās, bērnam klātesot. Dokumentus iesniedz viens no viņa vecākiem.

6. Pieteikumā Departamenta amatpersona norāda sekojošu informāciju par personu:

6.1. uzvārdu, vārdu (vārdus);

6.2. personas kodu (šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētajai personai);

6.3. dzimšanas datumu;

6.4. dzimšanas vietu, norādot valsts nosaukumu Apliecības izsniegšanas brīdī;

6.5. dzimumu — vīrietis (M)/sieviete (F);

6.6. pēc personas vēlēšanās par bērniem līdz 18 gadu vecumam:

6.6.1. uzvārdu, vārdu (vārdus);

6.6.2. dzimšanas datumu;

6.6.3. dzimumu — vīrietis (M)/sieviete (F);

6.6.4. personas kodu (šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētajai personai).

7. Ja personas vārda (vārdu) un uzvārda rakstība apliecībā atšķiras no to rakstības citas valsts izdotajos personu apliecinošos dokumentos, Departamenta amatpersona Pieteikumā norāda personas vārdu (vārdus) un uzvārdu atbilstoši minētajos dokumentos lietotajai oriģinālformai latīņalfabētiskajā transliterācijā.

8. Pieteikuma sadaļā “Dienesta atzīmes” Departamenta amatpersona norāda sekojošu informāciju:

8.1. Apliecības izsniegšanas iemeslu:

8.1.1. alternatīvā statusa piešķiršana (šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētajai personai);

8.1.2. pagaidu aizsardzības piešķiršana (šīs instrukcijas 4.2. apakšpunktā minētajai personai);

8.1.3. beidzies Apliecības derīguma termiņš;

8.1.4. iepriekšējā Apliecība zudusi;

8.1.5. Apliecība zaudēta, bet atrasta;

8.1.6. mainījies personas vārds vai uzvārds (vārds un uzvārds);

8.1.7. mainījušās citas Apliecībā ierakstītās ziņas vai Apliecībā konstatētas neprecizitātes;

8.1.8. mainījies personas izskats;

8.1.9. Apliecībā izdarītas normatīvajos aktos neparedzētas atzīmes;

8.1.10. iepriekšējā Apliecība bojāta;

8.1.11. Apliecība neatbilst noteiktajam paraugam;

8.1.12. Apliecība bojāta izdevējiestādes vainas dēļ;

8.2. ja personas rīcībā ir dokuments, uz kura pamata noformē Apliecību, — dokumenta nosaukumu, sēriju un numuru, izdošanas datumu un izdevējiestādi;

8.3. dokumenta tipu:

8.3.1. šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētajai personai — AS;

8.3.2. šīs instrukcijas 4.2. apakšpunktā minētajai personai — PA;

8.4. valsts kodu — LVA;

8.5. derīguma termiņu:

8.5.1. šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētajai personai — 24 mēneši;

8.5.2. šīs instrukcijas 4.2. apakšpunktā minētajai personai — Patvēruma likuma 44. panta otrajā daļā noteiktajā kārtībā;

8.6. Apliecības izgatavošanas termiņu:

8.6.1. šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētajai personai pēc personas vēlēšanās, norādot kādu no variantiem:

8.6.1.1. 15 darbdienas;

8.6.1.2. 30 darbdienas, ja iepriekšējā apliecība zudusi;

8.6.1.3. 4 darbdienas;

8.6.1.4. 2 darbdienas;

8.6.2. šīs instrukcijas 4.2. apakšpunktā minētajai personai — Patvēruma likuma 44. panta otrajā daļā noteiktajā kārtībā.

9. Pēc Pieteikumā noradītās informācijas pārbaudes Departamenta amatpersona iepazīstina personu ar Pieteikumā norādīto informāciju. Persona ar parakstu apliecina Pieteikumā norādītās informācijas patiesumu un norāda Pieteikuma noformēšanas datumu.

10. Departamenta amatpersona Pieteikumam pielīmē personas fotokartīti, parakstās un atšifrē parakstu Pieteikuma ailē “Pieteikuma noformētāja paraksts”, norādot Pieteikuma noformēšanas datumu.

11. Pēc Pieteikuma noformēšanas Departamenta amatpersona:

11.1. šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētajai personai izsniedz kvīti, kurā norāda:

11.1.1. personas vārdu (vārdus), uzvārdu;

11.1.2. personas kodu;

11.1.3. normatīvajos aktos noteikto valsts nodevas apmēru par personu apliecinoša dokumenta izsniegšanu (turpmāk — valsts nodeva). No valsts nodevas par Apliecības izsniegšanu ir atbrīvota persona, kas atrodas pilnā valsts vai pašvaldības apgādībā un iesniedz Departamentā šo statusu apliecinošu dokumentu;

11.1.4. bankas rekvizītus valsts nodevas nomaksai, ja persona nav atbrīvota no valsts nodevas nomaksas;

11.1.5. informāciju, kur un kad persona var ierasties pēc Apliecības;

11.1.6. dokumentus, kas personai jāuzrāda, saņemot Apliecību;

11.2. šīs instrukcijas 4.2. apakšpunktā minētajai personai izsniedz kvīti, kurā norādīta šīs instrukcijas 11.1.1., 11.1.5., un 11.1.6. apakšpunktā minētā informācija.

 

III. Apliecības noformēšana

12. Departamenta amatpersona sagatavo sarakstu, kurā norāda:

12.1. personas uzvārdu, vārdu (vārdus);

12.2. personas kodu (šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētajai personai);

12.3. dzimšanas datumu (šīs instrukcijas 4.2. apakšpunktā minētajai personai);

12.4. ailes “Apliecības sērija un numurs”, “Apliecības izdošanas datums” un “datums, līdz kuram Apliecība derīga” aizpilda Pasu centra darbinieks pēc Apliecības noformēšanas.

13. Departamenta amatpersona ar kurjera starpniecību nosūta Pasu centram sarakstu, pavadrakstu un Pieteikumus, kam pievienotas atbilstošo personu fotokartītes.

14. Apliecību noformē Pasu centra darbinieks. Ierakstus Apliecībā izdara ar pasu drukāšanas mašīnu “Diletta” saskaņā ar Departamentā noformēto Pieteikumu, ierakstot:

14.1. Apliecības 3. lappusē:

14.1.1. tipu, valsts kodu, Apliecības sēriju un numuru;

14.1.2. uzvārdu;

14.1.3. vārdu (vārdus);

14.1.4. dzimšanas datumu;

14.1.5. personas kodu (šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētajai personai);

14.1.6. dzimumu;

14.1.7. dzimšanas vietu;

14.1.8. izdošanas datumu, datumu, līdz kuram Apliecība derīga;

14.1.9. izdevējiestādi — Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde

Bēgļu lietu departaments;

14.1.10. aizpilda Apliecības mašīnlasāmo zonu;

14.2. Apliecības 5. lappusē — ziņas par bērniem, ja persona šādu informāciju vēlējusies iekļaut Apliecībā — uzvārdu, vārdu (vārdus), dzimšanas datumu, dzimumu, personas kodu (šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētajai personai);

14.3. Apliecības 7. lappusē — personvārda oriģinālformu latīņalfabētiskajā transliterācijā:

“Šīs apliecības turētāja personvārda oriģinālforma latīņalfabētiskajā transliterācijā ir/ The original form of the name of the holder of this passport transliterated in Latin alphabet is ........”.

15. Pasu centra darbinieks ielīmē attiecīgo personas fotokartīti noformētajā Apliecībā, pārklāj datu lapu ar plēvi un iespiež reljefu.

16. Pēc Apliecības noformēšanas Pasu centra darbinieks izdara atbilstošus ierakstus:

16.1. Pieteikumā, norādot Apliecības sēriju un numuru, izdošanas datumu un datumu, līdz kuram Apliecība derīga, un parakstās par Apliecības noformēšanu;

16.2. “Pasu (Apliecību) uzskaites grāmatā”, norādot Apliecības sēriju un numuru, izdošanas datumu, personas vārdu un uzvārdu. Ja darba procesā Apliecību sabojā, no Apliecības pirmās lapas izgriež tās numuru un ielīmē ”Pasu (Apliecību) uzskaites grāmatā” iepretī Apliecības sērijas un numura ierakstam. Pēc ikmēneša revīzijas norāda revīzijas akta numuru un datumu, ar kādu šī Apliecība norakstīta;

16.3. Departamenta sagatavotajā sarakstā ailēs “Apliecības sērija un numurs”, “Apliecības izdošanas datums” un “datums, līdz kuram Apliecība derīga”.

17. Pasu centrs ar kurjera starpniecību nosūta Departamentam pavadrakstu, sarakstu, Pieteikumus un noformētās Apliecības.

18. Pēc Apliecības saņemšanas no Pasu centra Departamenta amatpersona nekavējoties ”Pasu (Apliecību) uzskaites grāmatā” ieraksta Apliecības numuru un sēriju, tās izdošanas datumu, personas vārdu un uzvārdu un datumu, līdz kuram Apliecība derīga.

19. Departamenta amatpersona pirms Apliecības izsniegšanas tajā izdara sekojošas atzīmes spiedoga veidā:

19.1. Apliecības vāka pirmajā iekšpusē par personas statusu Latvijas Republikā atbilstoši Ministru kabineta 2002. gada 3. septembra noteikumu Nr. 410 “Noteikumi par personu apliecinošu dokumentu personai, kurai piešķirts alternatīvais statuss, un par personas apliecību personai, kurai piešķirta pagaidu aizsardzība”, 1. vai 2. pielikumam;

19.2. ja personas identitāte nav pierādīta, Apliecības 7. lappusē — “Identitāte nav pierādīta”.

20. Pirms Apliecības izsniegšanas šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētajai personai Departamenta amatpersona noformē uzturēšanās atļauju atbilstoši lēmumā par alternatīvā statusa piešķiršanu noteiktajam, aizpilda Iedzīvotāju reģistra veidlapas “Ziņas par personu apliecinoša dokumenta izdošanu” un “Ziņas par uzturēšanās atļauju” un aktualizē Iedzīvotāju reģistrā iekļautās ziņas.

21. Ja Departamentā Apliecību sabojā darba procesā, no Apliecības pirmās lapas izgriež tās numuru un ielīmē ”Pasu (Apliecību) uzskaites grāmatā” iepretī Apliecības sērijas un numura ierakstam. Pēc ikmēneša revīzijas norāda revīzijas akta numuru un datumu, ar kādu šī Apliecība norakstīta. Bojāto Apliecību nosūta Pasu centram. Pēc iepriekš aizpildītā Pieteikuma personai noformē jaunu Apliecību.

 

IV. Apliecības izsniegšana

22. Pirms Apliecības izsniegšanas šīs instrukcijas 4.1. apakšpunktā minētā persona Departamenta amatpersonai iesniedz kvīti par valsts nodevas nomaksu vai dokumentu, kas apliecina, ka persona atbrīvota no valsts nodevas nomaksas. Kvītis par valsts nodevas nomaksu un dokumentus, kas apliecina, ka persona atrodas pilnā valsts vai pašvaldības apgādībā, glabā piecus gadus.

23. Šīs instrukcijas 4.2. apakšpunktā minētā persona, saņemot Apliecību, nodod glabāšanā Departamenta amatpersonai personu apliecinošu un ceļošanas dokumentu, kas ir personas rīcībā, par ko Departamenta amatpersona izdara atzīmi Pieteikuma sadaļā “Dienesta atzīmes”.

24. Departamenta amatpersona pirms Apliecības izsniegšanas salīdzina ierakstus un fotokartīti Apliecībā ar atbilstošajiem ierakstiem un fotokartīti Pieteikumā.

25. Apliecību izsniedz:

25.1. personai, kas sasniegusi 14 gadu vecumu, personīgi. Persona Pieteikumā par Apliecības saņemšanu parakstās, norādot Apliecības saņemšanas datumu;

25.2. bērnam līdz 14 gadu vecumam vienam no viņa vecākiem. Par Apliecības saņemšanu parakstās viens no vecākiem, norādot Apliecības saņemšanas datumu.

26. Persona parakstās Apliecības 2. lappusē personas parakstam paredzētajā rāmītī. Izņēmuma gadījumā, ja persona nespēj vai neprot parakstīties, parakstam paredzētā vieta rāmītī paliek tukša un Departamenta amatpersona Pieteikuma sadaļā “Dienesta atzīmes” norāda iemeslu, kādēļ persona nav parakstījusies.

27. Departamenta amatpersona parakstās Pieteikuma ailē par Apliecības izsniegšanu, norādot Apliecības izsniegšanas datumu.

28. Pēc Apliecības izsniegšanas un ikmēneša revīzijas Pieteikumu glabā personas lietā.

29. Apliecību, kas tiek nodota, izsniedzot jaunu Apliecību, noraksta ”Norakstīto pasu (Apliecību) uzskaites grāmatā” un anulē, caurdurot lapas un vākus.

30. Norakstītās Apliecības nodod Valsts arhīvam ne retāk kā vienu reizi gadā, noformējot pieņemšanas — nodošanas aktu, kam pievienota kopija par atbilstošajiem ierakstiem “Norakstīto pasu (Apliecību) uzskaites grāmatā. Pieņemšanas — nodošanas aktu sastāda divos eksemplāros un to paraksta Departamenta un Valsts arhīva pilnvarotās personas.

 

V. Apliecības izsniegšana zudušas apliecības vietā

31. Lai persona, kurai ir zudusi Apliecība (tā nozagta, nozaudēta, iznīcināta), saņemtu jaunu Apliecību, viņa Departamentā iesniedz Ministru kabineta 2002. gada 3. septembra noteikumos Nr. 410 “Noteikumi par personu apliecinošu dokumentu personai, kurai piešķirts alternatīvais statuss, un par personas apliecību personai, kurai piešķirta pagaidu aizsardzība” paredzētos dokumentus.

32. Par zudušo Apliecību kārto zaudēšanas lietu, kurā apvieno visus nepieciešamos personas identitātes pārbaudes materiālus un iepriekšējās — zudušās Apliecības pārbaudes materiālus. Lietas glabāšanas termiņš ir pieci gadi.

33. Departamenta amatpersona nekavējoties nodod informāciju par zudušo Apliecību Iekšlietu ministrijas Informācijas centram un noskaidro, vai persona neatrodas meklēšanā. Ja nozaudēta bērna apliecība, šī pārbaude nav jāizdara.

34. Ja persona atrodas meklēšanā, turpmāko rīcību saskaņo ar institūciju, kas personu meklē. Pieteikuma sadaļā “Dienesta atzīmes“ Departamenta amatpersona, kas veica pārbaudi, izdara atzīmi par operatīvo informāciju.

35. Vienlaikus ar Apliecības zaudēšanas lietas noformēšanu Departamenta amatpersona veic datu salīdzināšanu ar Iedzīvotāju reģistrā esošajām ziņām par šīs instrukcijas 4.1. punktā minēto personu. Informāciju par šīs instrukcijas 4.2. apakšpunktā minēto personu salīdzina ar Pieteikumā un personas lietā esošajām ziņām par personu.

36. Ja pārbaudes rezultātā atklājas, ka uz zudušās Apliecības pamata ir izsniegts cits personu apliecinošs dokuments, mainījies personas tiesiskais statuss Latvijas Republikā, persona nav tā, par kuru viņa uzdodas, vai persona ir mirusi, zaudēšanas lietu pārtrauc, norādot iemeslu. Personu informē par zaudēšanas lietas pārtraukšanu un par šī lēmuma pārsūdzēšanas kārtību, izņemot gadījumu, ja persona mirusi.

37. Ja pārbaudes rezultātā konstatēts, ka persona nav tā, par kuru viņa uzdodas, Departamenta amatpersona par šo faktu rakstiski ziņo Valsts policijai.

38. Zaudēšanas lietu pabeidz pēc visu pārbaužu rezultātu saņemšanas divu nedēļu laikā no dokumentu iesniegšanas brīža. Ja lietu nevar pabeigt divu nedēļu laikā, Departamenta direktors termiņu pagarina. Slēdzienu par Apliecības izsniegšanu zudušās Apliecības vietā raksta, kad ir pārbaudīta personas identitāte, ziņas par bērniem, kurus persona vēlas ierakstīt Apliecībā, un ziņas par zudušo Apliecību. Slēdzienu paraksta Departamenta direktors.

39. Pēc zaudēšanas lietas noformēšanas un slēdziena parakstīšanas Departamenta amatpersona noformē jaunu Pieteikumu atbilstoši šīs instrukcijas II nodaļā noteiktajam.

40. Saņemot atrastu Apliecību, to reģistrē “Atrasto pasu (Apliecību) uzskaites grāmatā”, veic pārbaudi. Atbilstoši pārbaudes rezultātiem Apliecību apmaina vai noraksta un nodod Valsts arhīvam atbilstoši šīs instrukcijas 29. un 30. punktā noteiktajam.

41. No Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamenta saņemtās mirušo personu Apliecības noraksta un nodod Valsts arhīvam atbilstoši šīs instrukcijas 29. un 30. punktā noteiktajam.

 

VI. Apliecību uzskaite un glabāšana

42. Inventarizācijas komisija reizi mēnesī veic Apliecību revīziju Departamentā.

43. Revīzijas aktu sagatavo, izdarot šādas pārbaudes:

43.1. saskaita izdotajām Apliecībām atbilstošos Pieteikumus;

43.2. saskaita valsts nodevas nomaksas kvītis;

43.3. saskaita neizdotās Apliecības;

43.4. saskaita Departamentā darba procesā bojātās Apliecības.

44. Ja pārbaudes rezultātā konstatētas nesakritības, noskaidro nesakritību iemeslu. Revīzijas komisijas locekļi paraksta revīzijas aktu 2 eksemplāros, apstiprinot, ka piekrīt noskaidrotajiem rezultātiem. Revīzijas aktu apstiprina Departamenta direktors.

Revīzijas laikā “Pasu (Apliecību) uzskaites grāmatā” zem pēdējā ieraksta pavelk svītru, norādot revīzijas akta numuru un datumu.

46. Ja kāda Apliecība zudusi no Departamenta, par to nekavējoties sastāda aktu un rakstiski paziņo Valsts policijai.

47. Departamenta amatpersona līdz katra mēneša 5. datumam nodod vienu revīzijas akta eksemplāru Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes Pasu nodaļai.

Bēgļu lietu departamenta direktore B.Biezā

Pielikums