Valsts ieņēmumu dienesta metodiskie norādījumi

1995.gada 13.novembrī

Par preču pavadzīmes–rēķina lietošanas un noformēšanas kārtība

Izstrādāti atbilstoši Ministru kabineta

1995.gada 5.septembra noteikumiem nr.268

“Noteikumi par preču pavadzīmes–rēķina
lietošanas un noformēšanas kārtību”

Šo norādījumu mērķis ir dot skaidrojumu, kā Ministru kabineta 1995.gada 5.septembra noteikumu nr.268 “Noteikumi par preču pavadzīmes–rēķina lietošanas un noformēšanas kārtību” (Latvijas Vēstnesis”, 1995, 138.nr.) prasības piemērojamas nodokļu maksātājiem konkrētos gadījumos. Minētie noteikumi stājas spēkā ar 1995.gada 1.decembri.

Lai norādījumi būtu vieglāk uztverami, tajos atkārtots Ministru kabineta noteikumu teksts, ievērojot daļu un punktu numerāciju. Metodisko norādījumu teksts dots kursīvā.

I. Vispārīgie jautājumi

1.punkts. Preču pavadzīme–rēķins (tālāk tekstā — “Pavadzīme–rēķins”) ir stingrās uzskaites dokuments, kas apliecina preču un citu materiālo vērtību nosūtītāja un saņēmēja (divu juridisku personu vai juridiskas un fiziskas personas) darījuma attiecības Latvijas Republikas teritorijā.

Pavadzīme–rēķins ir dokuments, kas izpildīts uz Ministru kabineta apstiprinātas parauga veidlapas (Ministru kabineta 1995.gada 5.septembra noteikumi nr.271 “Noteikumi par kārtību, kādā izgatavojamas un uzskaitāmas pavadzīmes–rēķina veidlapas”, Latvijas Vēstnesis, 1995, 138.nr.).

Pavadzīme–rēķins vienlaicīgi kalpo arī kā pievienotās vērtības nodokļa rēķins (LR likuma “Par pievienoto vērtību” 8.panta prasība).

2.punkts. Pavadzīmes–rēķina lietošanas mērķis ir nodrošināt precīzu un pilnīgu preču un citu materiālo vērtību (tālāk tekstā — “preces”) saņemšanas un izsniegšanas darījuma fakta dokumentāru noformēšanu, kā arī preču kustības kontroli un to pilnīgu uzskaiti.

3.punkts. Pavadzīme–rēķins ir viens no obligātajiem attaisnojuma dokumentiem, uz kuru pamata tiek izdarīti ieraksti grāmatvedības reģistros, kā arī veikti akcīzes un pievienotās vērtības nodokļu aprēķini atbilstīgi likumiem “Par grāmatvedību” (Latvijas Republikas Augstākās Padomes un Valdības Ziņotājs, 1992, 44./45.nr.; Latvijas Vēstnesis, 1994, 149.nr.), “Par akcīzes nodokli” (Latvijas Republikas Augstākās Padomes un Valdības Ziņotājs, 1991, 3./4.nr.; 1992, 4./5., 13./14., 29./31., 46./47./48.nr.; 1993, 14./15., 93.nr.; Latvijas Vēstnesis, 1994, 96.nr.; 1995, 44.nr.) un “Par pievienotās vērtības nodokli” (Latvijas Vēstnesis, 1995, 49.nr.).

II. Pavadzīmes–rēķina lietošana un noformēšana

4.punkts. Visiem uzņēmumiem, uzņēmējsabiedrībām, iestādēm un organizācijām (tālāk tekstā — “uzņēmumi”), veicot preču izsniegšanas–saņemšanas, realizācijas un pārvietošanas operācijas, jānoformē pavadzīme–rēķins.

Uzņēmums drīkst izrakstīt pavadzīmi–rēķinu tikai uz veidlapām, kuras tas ir iegādājies Valsts ieņēmumu dienestā, kur uzņēmums reģistrēts kā nodokļu maksātājs. Ja preces tiek piegādātas paša uzņēmuma struktūrvienībām, kuras nav patstāvīgas juridiskas personas, drīkst lietot vietējās nozīmes (iekšējās) pavadzīmes, kurās papildus citiem rekvizītiem obligāti jānorāda:

— uzņēmuma — preču nosūtītāja nosaukums, pilna juridiskā adrese, reģistrācijas kods vai nodokļu maksātāja kods;

— struktūrvienības nosaukums, tā statuss (filiāle, veikals, cehs u.c.) uzņēmuma sastāvā un pilna tās atrašanās vietas adrese.

Ja preci uzņēmuma struktūrvienība tālāk izsniedz (realizē) citai juridiskai personai, tad jānoformē vienota parauga pavadzīme–rēķins.

Preses izdevumus (avīzes, žurnālus) nosūta (piegādā) ar dokumentiem un kārtībā, kas saskaņota ar Valsts ieņēmumu dienestu.

Realizējot preces fiziskai personai ražošanas un vairumtirdzniecības uzņēmumos, arī ir jānoformē pavadzīme–rēķins.

Nosūtot atpakaļ piegādātājam atgriezenisko taru, ir jānoformē pavadzīme–rēķins, jo tara tiek aplikta ar pievienotās vērtības nodokli.

Atsevišķiem uzņēmumiem, kuriem ir liels preču sortimenta apgrozījums un pavadzīmes tiek noformētas ar datortehnikas palīdzību, Valsts ieņēmumu dienesta nodaļa uz laiku līdz turpmākam norādījumam var atļaut noteikumu punktos 6.5. un 6.6. prasītos rādītājus norādīt līdz šim uzņēmumā pielietojamā pavadzīmē, kuru jāpievieno vienota parauga preču pavadzīmei–rēķinam. Šajā gadījumā vienota parauga pavadzīmē–rēķinā vietā, kurā jānorāda šie rādītāji, ir jāatzīmē pievienotās pavadzīmes numurs un datums.

5.punkts. Pavadzīmes–rēķina veidlapu komplektu veido trīs eksemplāri (pielikums). 1. un 3.eksemplārs tiek izsniegts uzņēmumam — preču saņēmējam, bet 2.eksemplārs paliek tajā uzņēmumā, kas preces izsniedzis. Pēc preču pieņemšanas fakta apliecināšanas pavadzīmes–rēķina 1.eksemplārs nododams uzņēmuma grāmatvedībā, bet 3.eksemplārs paliek preču uzglabāšanas vietā.

6.punkts. Pavadzīmē–rēķinā jānorāda šādi rekvizīti:

6.1. pavadzīmes–rēķina izrakstīšanas datums (mēnesis rakstāms vārdiem);

6.2. preču nosūtītāja vai pakalpojumu sniedzēja juridiskais nosaukums, juridiskā adrese un ar pievienotās vērtības nodokli apliekamās personas kods (nodokļu maksātāja kods, uzņēmējsabiedrības reģistrācijas numurs, personas kods), norēķinu rekvizīti — bankas nosaukums un norēķinu konts.

Pavadzīmi–rēķinu var noformēt, sniedzot arī maksas pakalpojumus. Šajā gadījumā tas kalpo kā pievienotās vērtības nodokļa rēķins;

6.3. preču saņēmēja juridiskais nosaukums, juridiskā adrese, Latvijā reģistrēta uzņēmuma reģistrācijas numurs (nodokļu maksātāja kods), fiziskajai personai — vārds, uzvārds, personas kods, dzīvesvieta un, ja ir norēķinu konts, — norēķinu rekvizīti (bankas nosaukums un norēķinu konta numurs).

Fiziskās personas adreses vietā var būt norādīts tikai dzīvesvietas kods;

6.4. samaksas veids un kārtība (norāde par samaksas veidu: skaidrā naudā, ar pārskaitījumu, ar kredītkarti, konsignācija, barters un citādi);

6.5. izsniegto preču nosaukums, mērvienība, daudzums, cena un vērtība;

6.6. akcīzes un pievienotās vērtības nodokļu summa, kā arī citas nodevas un nodokļi, ja tādi ir.

Pavadzīmē–rēķinā jānorāda tikai to nodokļu un nodevu summas, kas tiek iekasētas no pircēja un ko piegādātājs maksā budžetā;

6.7. kopējā summa (cipariem un vārdiem), par kādu izsniegtas preces;

6.8. preču izsniedzējas personas vārds, uzvārds, preču izsniegšanas datums un paraksts;

6.9. preču pieņēmējas personas vārds, uzvārds, preču pieņemšanas datums un paraksts.

Par preču pieņēmēju ir uzskatāma darījuma atbildīgā persona uzņēmumā, kurš preci saņem.

Rekvizīti uz veidlapas ir jāizvieto 6.punktā norādītajā secībā.

Noformējot pavadzīmi–rēķinu, var tikt izmantoti spiedogi, kuros norādīti prasītie rekvizīti.

Par darījumu atbildīgo personu paraksti var būt apliecināti ar zīmogu.

Uzņēmums — preču nosūtītājs (izsniedzējs) nepieciešamības gadījumā uz preču pavadzīmes–rēķina var papildus uzrādīt arī citus rekvizītus vai rādītājus. Nepieciešamības gadījumā var tikt izmantota arī veidlapas otrā puse.

Lai pavadzīmes–rēķina noformēšanā varētu izmantot datortehniku, uz veidlapas modifikācijām tipogrāfiski ir aizpildīta tikai galviņa ar dokumenta nosaukumu, sēriju un numuru, kā arī paredzēta vieta, kur jānorāda pavadzīmes–rēķina izrakstīšanas datums.

7.punkts. Visus trīs pavadzīmes–rēķina eksemplārus aizpilda vienādi.

Noformējot pavadzīmi–rēķinu, var izmantot koppapīru.

8.punkts. Pavadzīme–rēķins aizpildāms skaidri salasāmi, bez dzēsumiem un svītrojumiem. Labojumus apstiprina ar to personu parakstiem, kuras pavadzīmi–rēķinu ir parakstījušas.

9.punkts. Par izlietotajām pavadzīmes–rēķina veidlapām personas, kuras noformē pavadzīmi–rēķinu, katru mēnesi iesniedz uzņēmuma grāmatvedībā pārskatu, kam pievieno sabojāto un anulēto veidlapu pilnus komplektus. Sabojātās vai anulētās pavadzīmes–rēķina veidlapas tiek dzēstas, uz visiem to eksemplāriem uzrakstot “bojāts” vai “anulēts”; persona, kura izrakstījusi pavadzīmi–rēķinu, to paraksta.

Bojātās vai anulētās pavadzīmes–rēķini (visi 3 viena komplekta eksemplāri) jānodod kopā ar pārskatu uzņēmuma grāmatvedībā glabāšanai.

10.punkts. Pavadzīmes–rēķina veidlapas izmantojamas to numuru augošā kārtībā.

Gadījumā, ja uzņēmumā vairākas personas veic pavadzīmju–rēķinu noformēšanu, tad numuru augošā kārtībā ir jāizmanto tās veidlapas, kuras izsniegtas katrai no šīm personām.

11.punkts. Pavadzīmi–rēķinu var nenoformēt šādos gadījumos:

11.1. realizējot preces mazumtirdzniecības tīklā, ja darījumu apliecina atbilstīgs dokuments — rēķins, čeks vai kvīts, kurā uzrādīti rekvizīti, kas noteikti likuma “Par pievienotās vērtības nodokli” 8.panta sestajā daļā.

Mazumtirdzniecībā pavadzīmi–rēķinu aizstāj atbilstoši prasībām noformēts elektroniskā kases aparāta čeks vai kvīts;

11.2. pārvadājot Latvijā ražotās lauksaimniecības izejvielas, to nerūpnieciskos ražojumus un amatniecības preces.

Ja juridiska persona (zemnieku (zvejnieku) saimniecība, izndividuālais uzņēmums u.c.), kas reģistrēta kā pievienotās vērtības nodokļa maksātāja, realizē citai juridiskai personai lauksaimniecības izejvielas vai to nerūpnieciskos ražojumus, tad ir jānoformē pavadzīme–rēķins, jo saskaņā ar likumu “Par pievienotās vērtības nodokli” šādā gadījumā ir jāizraksta pievienotās vērtības nodokļa rēķins.

Amatniecības preces 11.2.punkta izpratnē ir nerūpnieciska ražojuma preces, ko izgatavojusi fiziska persona.

Ja, realizējot vai pārvadājot līdz realizācijas vietai 11.2.punktā noteiktās izejvielas vai preces vairumā, nav noformēta pavadzīme–rēķins, tad uz kontrolējošo institūciju amatpersonu pieprasījuma jāuzrāda preču izcelsmi apliecinošs dokuments. Par šādiem dokumentiem var kalpot reģistrācijas apliecība, ciema (pilsētas) padomes izsniegtā izziņa par zemi, patents, kā arī citi juridiski dokumenti, kas apliecina preču izcelsmi;

11.3. pārvadājot lietotas preces un personiskās mantas.

Par lietotām precēm 11.3.punkta izpratnē ir uzskatāmas preces ar redzamām lietošanas pazīmēm, savukārt, par personiskām mantām — preces, kas iegādātas personīgam patēriņam.

Pārvadājot realizācijai lielā daudzumā lietotas preces (mantas), uz šīm precēm ir jābūt to izcelsmi apliecinošam dokumentam.

12.punkts. Eksportējot preces, noformējama attiecīgajam transporta veidam noteikta starptautiskā pārvadājumu pavadzīme.

13.punkts. Importējot preces, tās var nogādāt līdz pavaddokumentos norādītajam adresātam, ja ir noformēta muitas kravas deklarācija un attiecīgā transporta veida starptautiskā pārvadājumu pavadzīme.

14.punkts. Tranzītkravas Latvijas teritorijā drīkst pārvadāt, ja ir noformēta starptautiskā pārvadājumu pavadzīme, muitas kravas deklarācija vai “carnet TIR” grāmatiņa.

III. Saņemto un izsniegto preču uzskaite,

pamatojoties uz pavadzīmi–rēķinu

15.punkts. Uzņēmumā preces tiek pieņemtas tikai ar pavadzīmi–rēķinu, pirms tam pārbaudot preču atbilstību pavadzīmē-rēķinā norādītajam sortimentam un daudzumam.

Gadījumos, kad uz precēm saskaņā ar noteikumiem obligāti ir jābūt noformētai pavadzīmei–rēķinam, tās drīkst pieņemt, pamatojoties tikai uz šo dokumentu.

16.punkts. Saņemtās preces jāiegrāmato preču saņemšanas žurnālā to saņemšanas dienā, bet uzskaites dokumentos grāmatvedībā — 20 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, uz kuru dokuments attiecas, kā arī taksācijas perioda beigās. Preču saņemšanas žurnālā vai uzskaites reģistros neiegrāmatotās preces realizēt nedrīkst.

17.punkts. Pavadzīmes–rēķina 3.eksemplārs atrodas preču uzglabāšanas vietā un apliecina to izcelsmi un vērtību. Pavadzīme–rēķins preču uzglabāšanas vietā jāsaglabā līdz gadskārtējai inventarizācijai.

Ja uzņēmums ar vienu pavadzīmi–rēķinu ir saņēmis vairāku nosaukumu preces, bet uzglabātas tās tiek dažādās vietās, tad nepieciešams izgatavot pavadzīmes–rēķina 3.eksemplāra kopijas, lai katrā pavadzīmē-rēķinā minēto preču uzglabāšanas vietā būtu viena tās kopija, kurai pievienota iekšējas nozīmes pavadzīme, kurā obligāti jāuzrāda kopējas pavadzīmes–rēķina sērija, numurs un datums, kā arī šīs pavadzīmes–rēķina atrašanās vieta.

18.punkts. Ieraksts par preču izsniegšanu uzskaites dokumentos jāizdara preču izsniegšanas dienā.

19.punkts. Ja pavadzīmē–rēķinā nav norādīti visi šo noteikumu 6.punktā minētie rekvizīti, tas nav uzskatāms par grāmatvedības attaisnojuma dokumentu.

Uzņēmuma grāmatvedībā reģistrētā pavadzīme–rēķins, kurā nebūs uzrādīti visi noteikumu 6.punktā minētie rekvizīti, vai tas būs aizpildīts neskaidri, labojumi nebūs atbilstoši atrunāti, netiks atzīts par attaisnojuma dokumentu.

20.punkts. Pavadzīme–rēķins var būt par pamatdokumentu:

20.1. preču saņēmējam — samaksai par precēm, bet kopā ar samaksas dokumentu — par pamatojumu samaksātajiem akcīzes un pievienotās vērtības nodokļiem, kā arī priekšnodokļa atskaitīšanai;

20.2. preču nosūtītājam — preču realizācijai un budžetā ieskaitāmo akcīzes un pievienotās vērtības nodokļa aprēķināšanai.

21.punkts. Pavadzīmes–rēķini uzņēmuma grāmatvedībā jāuzkrāj, jāsistematizē un jāuzglabā piecus gadus saskaņā ar likumu “Par grāmatvedību”.

IV. Uzraudzība un kontrole

22.punkts. Šo noteikumu ievērošanas uzraudzību un kontroli savas kompetences ietvaros nodrošina Valsts ieņēmumu dienesta, policijas, Tirdzniecības uzraudzības komitejas, Spirta monopola pārvaldes, Valsts statistikas komitejas amtpersonas un Valsts kontroles darbinieki un, ja tiek konstatēts pārkāpums, piemēro likumos noteiktās sankcijas.

V. Atbildība par pavadzīmes–rēķina

noformēšanas un uzglabāšanas kārtību

23.punkts. Par pavadzīmes–rēķina lietošanas, uzglabāšanas un noformēšanas kārtību uzņēmumā ir atbildīgs tā vadītājs (īpašnieks). Personas, kuras noformē pavadzīmi–rēķinu, ieceļ ar uzņēmuma vadītāja (īpašnieka) rakstisku rīkojumu.

24.punkts. Par pavadzīmes–rēķina lietošanas un noformēšanas kārtības neievērošanu, par preču atrašanos uzglabāšanas vai tirdzniecības (pakalpojumu sniegšanas) vietās, kur tās saņemtas tieši no uzņēmuma — preču nosūtītāja, kā arī par preču pārvadāšanu bez pavadzīmes–rēķina, izņemot likumos un Ministru kabineta noteikumos paredzētajos gadījumos, vainīgās amatpersonas saucamas pie atbildības likumos noteiktajā kārtībā.

Ja tiek pārkāptas 24.punkta prasības, tad vainīgās personas saucamas pie atbildības pēc Latvijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 155.1.panta “Preču uzskaites un preču pavadzīmes aprites kārtības neievērošana”.

Šajā pantā ir noteikts:

Par noteiktās preču saņemšanas (iepirkšanas) dokumentu noformēšanas un preču (pakalpojumu) uzskaites kārtības neievērošanu tirdzniecības vai pakalpojumu sniegšanas vietās uzliek naudas sodu no simt līdz simt piecdesmit latiem.

Par noteiktās preču pavadzīmju uzskaites, saglabāšanas, noformēšanas vai lietošanas kārtības neievērošanu, kā arī par normatīvajos aktos noteikto preču pavadzīmju aprites kārtību reglamentējošo prasību neievērošanu

— uzliek naudas sodu no simt līdz divsimt latiem.

Par šā panta pirmajā un otrajā daļā paredzētajiem pārkāpumiem, ja tie saistīti ar precēm, kas apliekamas ar akcīzes nodokli,

— uzliek naudas sodu no divsimt līdz divsimt piecdesmit latiem.

Par preču uzglabāšanu (atrašanos) tirdzniecības (realizācijas) vietās un visās to pārvadāšanas stadijās bez preču pavadzīmēm, izņemot normatīvajos aktos tieši paredzētus gadījumus,

— uzliek naudas sodu no divsimt līdz divsimt piecdesmit latiem, konfiscējot preces.

Izskatīt Administratīvo pārkāpumu lietas un uzlikt administratīvos sodus, ja pārkāptas 155.1.panta prasības, ir tiesīgas šādas iestādes:

1) VID nodokļu kontroles iestādes, saskaņā ar Latvijas APK 215.1.pantu;

2) Tirdzniecības valsts uzraudzības komiteja, saskaņā ar Latvijas APK 215.4.pantu;

3) Spirta monopola pārvalde, saskaņā ar Latvijas APK 215.5.pantu (par pārkāpumiem, kas minēti 155.1.panta otrajā un trešajā daļā).

Pamatojoties uz Latvijas APK 304.pantu, lēmumu par konfiskāciju, ja izdarīts pārkāpums, kas paredzēts šā kodeksa 155.1.panta ceturtajā daļā, izpilda policijas iestāžu pilnvarotas amatpersonas un VID priekšnieka pilnvarotas amatpersonas.

VI. Pārejas jautājumi

25.punkts. Šie noteikumi stājas spēkā ar 1995.gada 1.decembri.

26.punkts. Ar šo noteikumu spēkā stāšanos atzīt par spēku zaudējušiem Ministru kabineta 1995.gada 28.februāra noteikumus nr.43 “Par vienota parauga preču pavadzīmēm” (Latvijas Vēstnesis, 1995, 35.nr.).

Valsts ieņēmumu dienesta priekšnieks I.Griķis