Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas norādījumi nr.5-17/101,

Latvijas Republikas Ārlietu ministrijas norādījumi nr.43/3356

1995.gada 20.aprīlī

Par ārvalstīs izmantojamo arhīvu izziņu, dokumentu norakstu, izrakstu un kopiju sagatavošanu un nosūtīšanu


Valsts iestādēm, organizācijām, uzņēmumiem un citām juridiskām personām (turpmāk "iestādēm") no to glabāšanā esošajiem dokumentiem jānodrošina izziņu, dokumentu norakstu, izrakstu un kopiju (turpmāk "izziņu") sagatavošana, kuras izmanto pilsoņu sociālās un tiesiskās interesēs.

Ja izziņas nepieciešamas izmantošanai ārvalstīs, tās jālegalizē Latvijas Republikas Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā.

Sagatavojot izziņas, jāievēro šādas prasības:

1. Iesniegumu izpildes un izziņu sastādīšanas principi ir vienādi visiem pieprasītājiem neatkarīgi no tā, kurā valstī izziņas paredzēts izmantot.

2. Izziņu tekstā iekļauj ziņas par pieprasītajiem faktiem vai paskaidro ziņu trūkumu (2.pielikums).

3. Izziņās nav pieļaujami labojumi, svītrojumi, vārdu saīsinājumi, dokumenta teksta interpretējumi vai vispārinājumi. Dokumentos minēto faktu, t.sk. vārdu, uzvārdu, datumu u.c. neatbilstību iesniegumā uzrādītajiem atrunā aiz attiecīgā dokumenta teksta ar vārdiem: "tā dokumentā", "dokumentā nav norādīts", "vārds dokumentā nav salasāms" un tamlīdzīgi.

Izziņās neiekļauj informāciju par cita satura dokumentu atrašanās vietām - to raksta pieprasītājam adresētā pavadvēstulē (3.pielikums). Jebkurā gadījumā dokumentu kopijas, ja tās nepaskaidro izziņas tiešo tekstu, nosūta ar pavadvēstuli.

4. Visas izziņas, t.sk. vēstules ar negatīvu atbildi, raksta uz iestādes veidlapas, tās paraksta iestādes vadītājs un izziņas sastādītājs (norādot ieņemamo amatu) un apliecina ar zīmogu. Šo amatpersonu parakstu paraugi jāapstiprina un jānosūta Konsulārajam departamentam tā noteiktajā kārtībā.

5. Izsniedzot dokumentu vai to fragmentu kopijas, tās apliecina kopijas lapas otrā pusē kreisajā malā. Apliecinājums sastāv no šādiem elementiem:

- "KOPIJA PAREIZA" vai "KOPIJA ATBILST ORIĢINĀLAM";

- iestādes nosaukums;

- fonda numurs vai nosaukums;

- apraksta numurs, lietas numurs, lapas numurs;

- iestādes vadītāja paraksts;

- datums;

- zīmogs.

Izsniedzot dokumenta fragmenta kopiju, apliecinājumā norāda arī dokumenta nosaukumu, tā sastādīšanas laiku un vietu.

6. Izziņas uz vairākām lapām, izziņas ar izziņu tekstu papildinošām dokumentu kopijām, kā arī atsevišķi sagatavotas dokumentu kopijas par vienu faktu cauršuj, sanumurē un savienojuma vietu apliecina ar zīmogu, norādot cauršūto lapu skaitu.

7. Izziņas raksta valsts valodā, atsevišķos gadījumos valodā, kādā sastādīts dokuments. Dokumentu norakstus un izrakstus no dokumentiem sagatavo to oriģinālvalodā. Izziņas svešvalodās iestādes sagatavo pēc pieprasītāja lūguma par cenrādī noteikto samaksu, par ko pieprasītāju informē iepriekš.

Pieprasītājiem adresētas pavadvēstules var rakstīt valsts valodā vai iesnieguma oriģinālvalodā.

8. Uz izziņu vai dokumentu kopiju lapām jāatstāj vieta atzīmēm par dokumenta legalizāciju.

9. Visas izziņas Ārlietu ministrijas Konsulārajam departamentam iestādes nosūta ar pavadvēstuli, kurā norāda pieprasījuma datumu, tā reģistrācijas datumu un numuru, kā arī pilnu pieprasījumā minēto adresi oriģinālvalodā.

10. Pieprasījumus izpilda mēneša laikā vai Konsulārā departamenta pavadvēstulē norādītajā termiņā.

 

Valsts arhīvu ģenerāldirektors V.Štāls

Ārlietu ministrs V.Birkavs