Ministru kabineta noteikumi Nr.117

Rīgā 2004.gada 2.martā (prot. Nr.9 29.§)

Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā

Izdoti saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 6.panta piekto daļu

I. Vispārīgais jautājums

1. Noteikumi nosaka elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un termiņu, kādā tie nododami valsts arhīvam glabāšanā. Noteikumi attiecas uz valsts un pašvaldību iestādēm un juridiskajām personām, kurām saskaņā ar normatīvajiem aktiem jānodod elektroniskie dokumenti valsts glabāšanā (turpmāk – institūcija).

II. Elektronisko dokumentu
izvērtēšanas vispārīgās prasības

2. Valsts arhīvu ģenerāldirekcija un valsts arhīvi, izvērtējot elektronisko dokumentu, veic tā intelektuālo analīzi un informācijas sistēmas tehnisko analīzi.
3. Veicot elektroniskā dokumenta intelektuālo analīzi, vērtē funkcijas (atbilstoši Ministru kabineta apstiprinātajai metodikai par funkciju un institucionālās sistēmas analīzes veikšanu), darbības vai fakta un ar to saistīto dokumentu kopuma saturu.
4. Veicot informācijas sistēmas tehnisko analīzi, vērtē ar elektroniskā dokumenta apriti saistītos tehniskos aspektus (piemēram, tehnisko savietojamību, drošību, integritāti, autentiskumu).
5. Elektronisko dokumentu izvērtē informācijas sistēmas plānošanas, projektēšanas un ieviešanas stadijā, informācijas sistēmas lietošanas un uzturēšanas procesā, kā arī nododot elektronisko dokumentu valsts arhīvam glabāšanā.
6. Izvērtējot elektroniskos dokumentus, nosaka ilgstoši un pastāvīgi glabājamo dokumentu grupas. Ilgstošai vai pastāvīgai glabāšanai atlasa tikai dokumentus, kas vēl nav arhivēti, vai arhivētus dokumentus, kuros minētā informācija un fakti kopsavilkuma veidā nav apkopoti citos dokumentos, vai arhivētus dokumentus, kuros apkopotā informācija ir tik vispārīga, ka nesniedz pilnīgu veiktās funkcijas vai darbības raksturojumu.

7. Veicot elektronisko dokumentu intelektuālo analīzi, lai atlasītu dokumentus ilgstošai vai pastāvīgai glabāšanai institūcijā, ņem vērā:

7.1. normatīvos aktus, kas nosaka dokumentu glabāšanas termiņus;
7.2. apstākli, ka dokuments kā pierādījums izmantojams tiesību īstenošanai un aizsardzībai;
7.3. apstākli, ka dokuments izmantojams institūcijas darbības nodrošināšanai un pēctecībai.

III. Elektronisko dokumentu izvērtēšana informācijas sistēmas plānošanas
stadijā un projektēšanas stadijā

8. Informācijas sistēmas plānošanas stadijā institūcija atbilstoši funkcijām, kuru veikšanai informācijas sistēmu paredzēts izmantot:

8.1. nosaka informācijas sistēmā iekļaujamos elektroniskos dokumentus un datus;
8.2. nosaka elektronisko dokumentu glabāšanas termiņu;
8.3. izvērtē elektronisko dokumentu glabāšanas veidu un nepieciešamās izmaksas.

9. Informācijas sistēmas projektēšanas stadijā institūcija informācijas sistēmā iekļaujamos elektroniskos dokumentus un datus, to apjomu un glabāšanas termiņu saskaņo ar valsts arhīvu.

10. Projektējot informācijas sistēmu, institūcija nodrošina ilgstoši vai pastāvīgi glabājamo elektronisko dokumentu tveršanas iespējas no informācijas sistēmas (iespēju izdalīt no sistēmas un glabāt kā patstāvīgu vienību) un migrācijas vai konversijas iespējas uz glabāšanai paredzēto datu nesēju vai vietu.

IV. Elektronisko dokumentu
izvērtēšana informācijas sistēmas
ieviešanas stadijā

11. Informācijas sistēmas ieviešanas stadijā institūcija elektronisko dokumentu sastāvu, apjomu un glabāšanas termiņus saskaņo ar valsts arhīvu.
12. Lai atlasītu valsts arhīvam glabāšanā nododamās dokumentu grupas, Valsts arhīvu ģenerāldirekcija sadarbībā ar institūcijām izvērtē funkcijas un klasificē tās šādās informācijas sistēmu kategorijās:

12.1. A kategorija – politikas, koordinācijas, pārraudzības un darbības izpildījuma kontroles funkcijas (A kategorijas funkcijas);
12.2. B kategorija – regulējošās un pakalpojumu sniegšanas funkcijas
(B kategorijas funkcijas);
12.3. C kategorija – atbalsta funkcijas (C kategorijas funkcijas).

13. No A kategorijas informācijas sistēmām pastāvīgā glabāšanā pieņem A kategorijas dokumentus (dokumenti, kas radīti, veicot A kategorijas funkciju), un B kategorijas dokumentus (dokumenti, kas radīti, veicot B kategorijas funkciju). No B kategorijas informācijas sistēmām pastāvīgā glabāšanā pieņem A kategorijas dokumentus, bet B kategorijas dokumentus atkārtoti izvērtē, ņemot vērā to nozīmī

gumu un glabāšanas izmaksas, un nosaka dokumentus, kurus pieņems pastāvīgā un ilgstošā glabāšanā. No C kategorijas informācijas sistēmām pastāvīgā un ilgstošā glabāšanā pēc izvērtēšanas pieņem A kategorijas dokumentus vai veido reprezentējošu izlasi.
14. A, B un C (atsevišķos gadījumos) kategorijas informācijas sistēmas Valsts arhīvu ģenerāldirekcija reģistrē kā ilgstoši un pastāvīgi glabājamas un iekļauj tās Latvijas Nacionālā arhīva fonda izveidotā reģistrā.

V. Elektronisko dokumentu izvērtēšana
informācijas sistēmu lietošanas
un uzturēšanas procesā

15. Institūcijas pārskata glabāšanas termiņus B kategorijas informācijas sistēmām:

15.1. pirms informācijas sistēmas migrācijas, konversijas vai konfigurācijas izmaiņām;
15.2. ja mainās normatīvie akti, institūcijas funkcijas (funkciju apjoms), darbības prioritātes, dokumentēto faktu apjoms.

16. Elektronisko dokumentu un datu glabāšanas termiņu izmaiņas saskaņo ar valsts arhīvu.
17. Visas ar arhivējamiem elektroniskajiem dokumentiem un datiem veiktās darbības dokumentē, veidojot un papildinot nepieciešamos metadatus (pielikums).

VI. Elektronisko dokumentu
izvērtēšana, nododot tos valsts arhīvam
glabāšanā, un dokumentu
glabāšanas termiņi

18. Valsts arhīvam nododamo elektronisko dokumentu un datu maksimālais glabāšanas termiņš institūcijas glabātavā ir pieci gadi, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Ja informācijas sistēmas struktūras dēļ elektronisko dokumentu glabāt iestādē piecus gadus nav iespējams, attiecīgo dokumentu atļauts nodot valsts arhīvam glabāšanā pirms minētā termiņa.
19. Izvērtējot, vai elektroniskais dokuments nododams valsts arhīvam ilgstošai vai pastāvīgai glabāšanai, institūcija ņem vērā šādus kritērijus:

19.1. elektroniskais dokuments dokumentē valsts politikas veidošanu un valsts pārvaldes procesus;
19.2. elektroniskais dokuments dokumentē valsts un tās iedzīvotāju savstarpējās attiecības, to mijiedarbību un ietekmi uz vidi;
19.3. dokumentu ilgāk nekā 75 gadus izmanto kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai;
19.4. elektroniskā dokumenta glabāšanas izmaksas (atkarībā no tā veida, struktūras un izmantošanas biežuma) ilgstošā laikposmā ir mazākas par izmaksām, kas rastos no zaudējumiem, ja elektronisko dokumentu nesaglabātu.

20. Institūcijas, nododot elektroniskos dokumentus valsts arhīvam glabāšanā, kopā ar valsts arhīva pārstāvjiem pārbauda dokumentāciju, kas attiecas uz informācijas sistēmu vai lietojumprogrammu.
21. Ja informācijas sistēmas veidošanā lietotie risinājumi agrāk praksē nav izmantoti, valsts arhīvs pēc Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas lēmuma pieņem glabāšanā visu informācijas sistēmu.
22. Izvērtējot elektroniskos dokumentus, valsts arhīvam ir tiesības pieprasīt esošās dokumentācijas papildināšanu šādos gadījumos:

22.1. ir uzsākta informācijas sistēmas vai lietojumprogrammas izdzēšana;
22.2. datu bāzes struktūra pirms nodošanas ir pārveidota;
22.3. esošā dokumentācija ir nepilnīga.

23. Institūcijas pienākums ir pēc valsts arhīva pieprasījuma papildināt nepilnīgo dokumentāciju.
24. Institūcija pēc valsts arhīva pieprasījuma veic elektronisko dokumentu nodošanas kontrolpārbaudi, lai pārliecinātos, ka valsts arhīvs spēs izlasīt elektroniskos dokumentus un datus, šādos gadījumos:

24.1. notiek pirmā nodošana no informācijas sistēmas;
24.2. ir mainīta aparatūra;
24.3. ir mainījusies informācijas sistēmas konfigurācija;
24.4. notiek elektronisko dokumentu vienreizēja nodošana.

25. Ja notiek ikgadējā elektronisko dokumentu nodošana no vienas un tās pašas informācijas sistēmas, pirmajā nodošanā pievieno pilnu dokumentāciju. Ja informatīvā sistēma tiek mainīta, nepieciešamo dokumentāciju pievieno papildus.

Ministru prezidents E.Repše

Kultūras ministre I.Rībena

Redakcijas piebilde: noteikumi stājas spēkā ar 2004.gada 6.martu.

Pielikums
Ministru kabineta
2004.gada 2.marta noteikumiem Nr.117

Metadatu piemēri

1. Glabāšanas metadati:
1.1. kartotēkas vai identifikators;
1.2. datu bāzes datu vārdnīca;
1.3. kartotēku struktūra;
1.4. datu kodifikācija datu bāzes vajadzībām (ar kodu derīguma datumu);
1.5. kodu pirmavoti;
1.6. datu izmantošanas sistēma;
1.7. versijas un izveidošanas programma.

2. Apraksta metadati:

2.1. dokumenta virsraksts vai nosaukums;
2.2. īss satura un izveidošanas konteksta apraksts;

2.3. ziņas par iestādi;
2.4. autori;
2.5. nosūtītājs;
2.6. adresāti;
2.7. izveidošanas, pārveidošanas un atlases datums;
2.8. elektroniskais formāts;
2.9. datu valoda;
2.10. indeksācijas objekts: fonds, sērija, lieta, dokuments;
2.11. vieta personu dokumentu klasifikācijas plānā.

3. Pārvaldīšanas metadati:

3.1. datu nodošanas datums;
3.2. informācijas atrašanās vietas adrese;
3.3. informācijas nesēji;
3.4. apjoms;
3.5. pavairošanas tiesības;
3.6. pieejamība;
3.7. glabāšanas ilgums.

Kultūras ministre I.Rībena